ARCHIVO
ACTIVO
Se caracteriza porque la información que
conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión
se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia
anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina
también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100%
dela información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo
semiactivos.
ARCHIVO SEMIACTIVO
Se denomina también intermedio. Es el constituido
por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales
o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia.
El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es
el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones
periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o
eliminación. ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía
y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente
archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información
que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe
información del archivo semiativo o directamente del activo. La permanencia de
los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente
de la vigencia del asunto que les dio origen. Otra de las variables que definen
la clasificación del archivo, es la ORGANIZACION que la empresa opte (elija)
para el manejo de la información que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o
DESCENTRALIZADA CONCONTROL CENTRAL.
ARCHIVO DESCENTRALIZADO
Un archivo es descentralizado cuando toda la información
de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta organización
necesariamente supone también una centralización del recibo y despacho de la
correspondencia.
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